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POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE GRUPO ONLY MUEBLES S.A.S
En GRUPO ONLY MUEBLES S.A.S., nuestro compromiso es brindarte un servicio excepcional, ya sea a través de nuestras plataformas digitales, nuestro sitio web @ONLYMUEBLES, o mediante relaciones comerciales presenciales.
La protección y el manejo adecuado de tu información es fundamental para nosotros. Por ello, y en cumplimiento de la legislación vigente, presentamos nuestra Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual establece las normas aplicables al manejo de la información de clientes, proveedores y terceros.

  1. OBJETIVO
    La presente Política tiene como finalidad establecer los lineamientos internos para el tratamiento adecuado, legítimo, seguro y conforme a la ley de los datos personales recolectados, almacenados, utilizados, transmitidos o suprimidos por GRUPO ONLY MUEBLES S.A.S., garantizando en todo momento el derecho fundamental de hábeas data consagrado en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia.
    En desarrollo de lo anterior, la compañía adopta las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes, asegurando que el tratamiento de los datos personales se realice bajo criterios de legalidad, finalidad, seguridad y confidencialidad.

  2. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES La entidad responsable del tratamiento de sus datos personales es:
    • Razón Social: GRUPO ONLY MUEBLES S.A.S.
    • NIT: 901.559.759-1
    • Domicilio Principal: Km 6 vía El Edén, Armenia, Quindío.
    • Cobertura: Contamos con sucursales físicas en diversas ciudades de Colombia, las cuales puede consultar en el siguiente enlace:
    https://www.onlymuebles.com/politica-entregas.

  3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
    La presente Política de Tratamiento de Información (PTI) es de obligatorio cumplimiento para GRUPO ONLY MUEBLES S.A.S., sus empleados, directivos y aquellos terceros que actúen en nombre de la compañía. Se aplicará a todas las bases de datos personales bajo nuestra administración, incluyendo la información de:
    • Clientes (actuales, potenciales y antiguos).
    • Proveedores y Contratistas (personas naturales).
    • Colaboradores (empleados y aspirantes en procesos de selección). • Aliados comerciales.
    • Visitantes y terceros en general.

  4. DEFINICIONES. Para la interpretación y aplicación de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones legales:
    • Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus datos personales.
    • Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
    • Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
    • Dato Sensible: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación (ej. orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos, salud).
    • Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que, por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable.
    • Responsable del Tratamiento: Persona jurídica que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos. Para efectos de este documento: GRUPO ONLY MUEBLES S.A.S.
    • Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
    • Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
    • Transferencia: Envío de datos personales a un receptor que, a su vez, es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
    • Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

  5. PRINCIPIOS RECTORES DEL TRATAMIENTO
    En el desarrollo, interpretación y aplicación de la presente política, GRUPO ONLY MUEBLES S.A.S. garantiza la aplicación integral de los principios establecidos en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios:
    • Legalidad: El tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley.
    • Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual será informada al Titular.
    • Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular.
    • Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
    • Transparencia: Se garantiza el derecho del Titular a obtener del Responsable, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
    • Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales.
    • Seguridad: La información se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida o consulta no autorizada.
    • Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información.

  6. AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO
    El tratamiento de datos personales por parte de la compañía requiere de la autorización previa, expresa e informada del Titular, la cual será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

  • 6.1. Excepciones a la Autorización
    Conforme a la normativa vigente, la autorización del Titular no será necesaria cuando:
    1. La información sea requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
    1. Se trate de datos de naturaleza pública.
    1. Exista un caso de urgencia médica o sanitaria.
    1. El tratamiento de información sea autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
    1. Se trate de datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

6.2. Tratamiento de Datos Sensibles
En el caso de datos sensibles, el Titular tiene derecho a no autorizar su tratamiento, salvo en las excepciones de ley. GRUPO ONLY MUEBLES S.A.S. informará de manera explícita al Titular qué datos tienen este carácter y que no está obligado a suministrarlos, asegurando que su recolección tenga una finalidad específica y necesaria para el servicio.

7.INFORMACIÓN QUE SE RECOLECTA
GRUPO ONLY MUEBLES S.A.S. recolectará y tratará únicamente los datos personales que resulten pertinentes y adecuados para las finalidades informadas. La información podrá incluir, de manera no taxativa, los siguientes datos:
• Identificación: Nombre completo, número de cédula o NIT, estado civil y firma.
• Contacto: Dirección de domicilio o correspondencia, correo electrónico, teléfono fijo y celular.
• Información Financiera y Comercial: Datos bancarios, historial crediticio, referencias comerciales y capacidad de pago (necesarios para procesos de facturación o créditos directos).
• Ubicación y Navegación: Dirección IP, geolocalización y datos recolectados a través de cookies en nuestro portal web.
• Registros Audiovisuales y Biométricos: Imágenes y videos captados por cámaras de seguridad en nuestras sedes físicas, así como registros biométricos necesarios para la validación de identidad o seguridad.

8.-. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO
Los datos personales captados por la compañía serán tratados para los fines legítimos que se describen a continuación:

8.1. Relacionamiento Comercial y Operativo
• Gestión integral de pedidos, ventas, despachos y entrega de productos.
• Procesamiento de facturación y cumplimiento de obligaciones contables, tributarias y fiscales.
• Trámite y respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos (PQR). • Evaluación de la calidad del servicio y realización de encuestas de satisfacción.
8.2. Mercadeo y Publicidad
• Envío de información comercial, publicitaria y promocional sobre nuevos productos o servicios (sujeto a autorización previa del Titular).
• Uso de la imagen institucional en medios digitales, redes sociales y página web, cuando medie autorización expresa para fines de mercadeo.
8.3. Seguridad y Prevención
• Prevención, detección y control de fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo.
• Garantizar la seguridad de las instalaciones, colaboradores y visitantes mediante sistemas de videovigilancia.
8.4. Cumplimiento Legal
• Atención de requerimientos de autoridades judiciales o administrativas.
• Demás finalidades autorizadas por la ley o derivadas de la naturaleza del vínculo jurídico con el Titular.

9-. OBJETIVOS DEL TRATAMIENTO
El tratamiento de datos personales en GRUPO ONLY MUEBLES S.A.S. se orienta al cumplimiento de los siguientes objetivos institucionales:
• Seguridad Integral: Garantizar la reserva, integridad y disponibilidad de la información mediante medidas técnicas y administrativas robustas.
• Experiencia del Cliente: Personalizar y mejorar la calidad de la atención, facilitando procesos de compra, entrega y postventa.
• Eficiencia Operativa: Optimizar los procesos internos de logística, facturación y gestión de talento humano.
• Cumplimiento Normativo: Asegurar la observancia de las obligaciones legales, tributarias y judiciales vigentes en Colombia.
• Fidelización: Fortalecer la relación comercial mediante una comunicación efectiva y transparente sobre nuestros productos y servicios.

10-. DERECHOS DE LOS TITULARES
De conformidad con lo dispuesto en la normativa vigente, los titulares de los datos personales tienen derecho a:
• Acceso y Rectificación: Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la compañía. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Prueba de Autorización: Solicitar prueba de la autorización otorgada a GRUPO ONLY MUEBLES S.A.S., salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento.
• Información sobre el Uso: Ser informado por la empresa, previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales.
• Quejas ante la Autoridad: Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocatoria y Supresión: Solicitar la supresión del dato o revocar la autorización cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Consulta Gratuita: Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

11-. OBLIGACIONES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
GRUPO ONLY MUEBLES S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento, asume los siguientes compromisos en cumplimiento de la ley:
• Garantía de Derechos: Facilitar al Titular el ejercicio efectivo de sus derechos de conocimiento, actualización, rectificación y supresión.
• Seguridad de la Información: Implementar las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
• Transparencia en la Finalidad: Informar de manera clara y previa al Titular sobre la finalidad de la recolección de sus datos y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
• Gestión de Solicitudes: Tramitar las consultas y reclamos formulados por los Titulares en los términos y plazos señalados por la Ley 1581 de 2012.
• Cumplimiento Normativo: Observar estrictamente los principios de legalidad, veracidad, transparencia y confidencialidad en todas las etapas del tratamiento de datos.

12-. MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
La autorización para el tratamiento de datos personales por parte de la compañía podrá ser obtenida a través de los siguientes mecanismos, garantizando siempre que sea previa, expresa e informada:

  1. Medios Escritos: Firmas en contratos, formularios físicos de compra o formatos de registro en puntos de venta.
  2. Medios Electrónicos: Aceptación de términos y condiciones en nuestra página web, clics en casillas de verificación (check-boxes) o mediante el intercambio de correos electrónicos.
  3. Conductas Inequívocas: Aquellos actos del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó su consentimiento (por ejemplo, el ingreso a zonas videovigiladas debidamente señalizadas con avisos de privacidad).
    Nota: El Titular podrá revocar su autorización en cualquier momento, siempre que no le asista un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos de la compañía.

13-. CONSERVACIÓN Y SUPRESIÓN DE LA INFORMACIÓN
GRUPO ONLY MUEBLES S.A.S. conservará los datos personales de los Titulares únicamente durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las siguientes reglas:
• Vigencia de la Relación: Mientras persista la relación contractual, comercial o laboral entre el Titular y la compañía.
• Finalidad del Tratamiento: Hasta que se cumpla la finalidad específica para la cual fueron recolectados los datos, salvo que exista una obligación legal de conservarlos.
• Términos Legales y Contables: Durante los términos de ley exigidos para la conservación de documentos contables, tributarios (mínimo 5 a 10 años según el caso) y laborales.
• Prescripción de Acciones: Por el tiempo necesario para atender posibles reclamaciones judiciales o administrativas derivadas de la relación jurídica.

14-. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
Con el fin de garantizar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información, la compañía ha implementado medidas de seguridad de índole técnica, administrativa y humana, que incluyen:
• Controles de Acceso: Restricción de ingreso a las bases de datos únicamente al personal autorizado según su rol y funciones dentro de la organización.
• Protocolos Internos: Manuales y procedimientos de obligatorio cumplimiento para el manejo seguro de la información física y digital.
• Sistemas Tecnológicos de Protección: Uso de herramientas digitales (firewalls, antivirus, copias de seguridad) para prevenir ataques cibernéticos, fugas de información o accesos no autorizados.
• Cultura de Privacidad: Capacitación periódica al personal sobre la importancia de la protección de datos personales y las consecuencias del incumplimiento de la ley.

15-. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE DERECHOS.
El Titular o sus causahabientes podrán ejercer sus derechos de conocimiento, actualización, rectificación o supresión de datos, dirigiendo una comunicación escrita a los canales de atención de GRUPO ONLY MUEBLES S.A.S.
15.1. Términos de Respuesta
• Consultas: Las solicitudes de consulta serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
• Reclamos: Los reclamos (corrección, actualización o supresión) serán atendidos en
un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción para que subsane las fallas. Si no fuere posible atender el reclamo en el término inicial, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

16-. POLÍTICA DE USO DE COOKIES
Nuestro sitio web utiliza cookies y tecnologías similares para optimizar la navegación, personalizar la experiencia del usuario y analizar el tráfico de la plataforma. Las cookies permiten recordar sus preferencias y ofrecerle contenido relevante de acuerdo con sus intereses. El usuario podrá configurar su navegador para aceptar, bloquear o eliminar las cookies, entendiendo que esto podría afectar la funcionalidad de ciertos servicios del sitio.

17-. TRATAMIENTO DE DATOS DE MENORES DE EDAD
GRUPO ONLY MUEBLES S.A.S. reconoce la especial protección que merecen los datos de niños, niñas y adolescentes. En caso de que se requiera el tratamiento de estos datos, la compañía actuará bajo los siguientes parámetros:

  1. Interés Superior: Se garantizará que el tratamiento responda y respete el interés superior de los menores.
  2. Derechos Fundamentales: Se asegurará el respeto de sus derechos fundamentales.
  3. Autorización Legal: El tratamiento será autorizado expresamente por el representante legal (padre, madre o tutor), previa validación del derecho del menor a ser escuchado y su opinión valorada de acuerdo con su madurez y autonomía.

18-. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
GRUPO ONLY MUEBLES S.A.S. manifiesta su compromiso con la protección especial de los datos personales de menores de edad. En el evento en que se requiera el tratamiento de dicha información, la compañía actuará bajo los siguientes parámetros de estricto cumplimiento:

  1. Interés Superior: El tratamiento responderá y respetará siempre el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
  2. Derechos Fundamentales: Se asegurará el respeto absoluto de sus derechos fundamentales, evitando cualquier uso que pueda afectar su desarrollo integral.
  3. Autorización del Representante: La recolección de datos será autorizada expresamente por el representante legal (padre, madre o tutor), previa validación del derecho del menor a ser escuchado y su opinión valorada de acuerdo con su madurez y autonomía.
  4. Finalidad Limitada: Los datos de menores solo serán tratados para fines estrictamente necesarios.

19-. SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA
GRUPO ONLY MUEBLES S.A.S. utiliza sistemas de videovigilancia en sus sedes físicas, almacenes y oficinas con el fin de garantizar la seguridad de las personas, los bienes y las instalaciones.
• Información al Titular: El tratamiento de estas imágenes se informará mediante avisos de privacidad visibles en las zonas de ingreso y dentro de las áreas monitoreadas.
• Finalidad: Las imágenes y videos captados se utilizarán exclusivamente para fines de seguridad, control de acceso y como prueba en procesos internos, administrativos o judiciales, cuando así sea requerido por autoridad competente.
• Reserva: El acceso a los registros de videovigilancia está restringido al personal de seguridad autorizado, garantizando la confidencialidad de la información recolectada.

20-. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN
La compañía ha adoptado medidas técnicas, humanas y administrativas de obligatorio cumplimiento para todo el personal y terceros encargados, con el objetivo de garantizar los pilares fundamentales de la protección de datos:
• Confidencialidad: Garantizar que la información sea accesible únicamente a aquellas personas debidamente autorizadas y que su divulgación no autorizada sea prevenida.
• Integridad: Asegurar que la información se mantenga exacta, completa y protegida contra cualquier alteración, modificación o destrucción no autorizada desde su recolección hasta su supresión.
• Disponibilidad: Asegurar que los datos personales estén disponibles y listos para su uso cuando el Titular o la ley así lo requieran, mediante sistemas de respaldo (backups) y protocolos de continuidad.

21-. VIGENCIA Y ACTUALIZACIONES
La presente Política de Tratamiento de Información (PTI) entra en vigor a partir de la fecha de su publicación oficial y tendrá una duración indefinida.
GRUPO ONLY MUEBLES S.A.S. se reserva el derecho de modificar, adicionar o actualizar este documento en cualquier momento, con el fin de adaptarlo a cambios legislativos, jurisprudenciales o políticas internas de la compañía. Cualquier modificación sustancial que afecte el tratamiento de los datos será comunicada a los Titulares a través de los canales de contacto autorizados o mediante aviso destacado en nuestro portal web www.onlymuebles.com.

22-. APROBACIÓN Y SEGUIMIENTO
Esta política ha sido revisada y aprobada por la Alta Dirección de GRUPO ONLY MUEBLES S.A.S., quien asume el compromiso institucional de velar por su estricto cumplimiento.
Asimismo, el documento será objeto de revisión periódica para asegurar su alineación con los estándares de seguridad de la información y la normativa vigente en materia de protección de datos personales en Colombia.
Fecha de actualización: 01 de enero de 2026.